Privatlivspolitik
Det her er privatlivspolitikken for enkeltmandsvirksomheden Lene Kottal Professional Genealogy, ejet af Lene Dræby Kottal.
Lene Kottal Professional Genealogy er dataansvarlig for de personoplysninger, der behandles, når du bruger vores ydelser.
Her er vores kontaktoplysninger:
Slægtshistoriker Lene Dræby Kottal
Lene Kottal Professional Genealogy
Rulkedalen 9
5260 Odense S
Mail: kontakt@slægtshistoriker.dk
CVR nr.: 34845298
Databehandling og formål
Vi indsamler forskellige personoplysninger afhængigt af, hvordan du er i kontakt med os. Nedenfor kan du læse om databehandlingen for hver type kontakt og dine rettigheder i relation dertil. Du kan springe til en bestemt sektion ved at klikke på sektionsnavnet i indholdsfortegnelsen herunder.
Indholdsfortegnelse
Besøgende der kontakter os via vores kontaktformular
Købere af vores slægtsforskningsydelser
Besøgende der abonnerer på vores nyhedsbrev
Når du besvarer et spørgeskema fra os
Når du deltager i en konkurrence udbudt af os
Når du besøger vores Facebook-side
Besøgende på hjemmesiden
Vi indsamler ingen personoplysninger, når du besøger vores hjemmeside uden at kontakte os på nogen måde. Vi bruger ingen cookies på vores hjemmeside.
Vores hjemmeside indeholder links til eksterne sider. Hvis du åbner et link til en ekstern side, kan den side indsamle oplysninger om dig. Vi er ikke ansvarlig for andres indsamling af oplysninger om dig.
Besøgende der kontakter os via vores kontaktformular
Lene Kottal Professional Genealogy og vores domæne- og mail-host Simply.com er fælles databehandler for de personoplysninger, der indsamles, når du kontakter os via vores kontaktformular.
Simply.com behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med vores instrukser. Simply.com må ikke bruge de personoplysninger, de indsamler for os, til deres egne formål.
Når du sender kontaktformularen, indsamler vi følgende personoplysninger:
- Kontaktoplysninger: Navn, e-mailadresse, telefonnummer og lignende, som du skriver i formularen.
- Øvrige informationer: Alle de øvrige oplysninger, du har skriver i formularen, f.eks. oplysninger om dit slægtskab til en bestemt person, din fødselsdato, og andre slægtsmæssige oplysninger.
- Din IP-adresse på det tidspunkt, hvor du indsender formularen. Din IP-adresse kan bruges til at afsløre din lokalitet på tidspunktet for indsendelsen af formularen. Disse oplysninger indsamles automatisk af Simply.com.
Vi bruger oplysningerne fra kontaktformularen til at kontakte dig vedrørende din forespørgsel og tilbyde ydelser som du efterspørger via formularen.
Lovgrundlaget for databehandlingen er, at du har givet samtykke til databehandlingen med de angivne formål (Persondataforordningen, artikel 6(1), punkt a).
Vi videregiver ikke dine personoplysningerne til andre uden dit udtrykkelige samtykke, medmindre loven foreskriver at vi skal gøre det.
Hvis din henvendelse involverer behandling af personoplysninger om andre nulevende personer end dig, kan vi være lovmæssigt forpligtede til at informere dem om databehandlingen. Hvis det bliver aktuelt, vil du blive informeret om det, samt om eventuel yderligere behandling af dine personoplysninger i relation dertil.
Oplysningerne kan blive behandlet uden for EU.
En kopi af din besked opbevares af Simply.com på vores lager til vores hjemmeside. Under alle omstændigheder sletter vi den kopi ved udgangen af den første måned efter vi modtog din besked, den sletning påvirker ikke opbevaringen i vores mailsystem. Hvis din henvendelse resulterer i et kundeforhold med dig, vil dine personoplysninger blive behandlet i overensstemmelse dermed; se sektionen Købere af vores forskningsydelser. Hvis der ikke etableres et forretningsmæssigt forhold mellem os, vil dine personoplysninger vil slettet fra vores mailsystem ved udgangen af den tredje måned efter vores seneste korrespondance.
Købere af vores slægtsforskningsydelser
Lene Kottal Professional Genealogy er databehandler for de personoplysninger, der indsamles, når du køber vores slægtsforskningsydelser.
Når du køber vores slægtsforskningsydelser, indsamler vi følgende personoplysninger:
- Kontaktoplysninger, såsom navn, e-mailadresse, telefonnummer og lignende, som du skriver i formularen.
- Slægtsmæssige oplysninger, f.eks. oplysninger om dit slægtskab til en bestemt person, din fødselsdato, og andre slægtsmæssige oplysninger, som er nødvendige for at udføre arbejdet. Disse oplysninger giver du selv, eller vi finder dem i offentlige eller arkiverede kilder som en del af slægtsforskningsprojektet.
- Kontooplysninger, såsom købshistorik.
Vi bruger oplysningerne til at udføre den aftalte forskningsopgave og sende fakturaer til dig.
Lovgrundlaget for databehandlingen er, at du har indgået en aftale med os eller er ved at indgå en aftale med os, samt at vi skal overholde bogføringsloven (Persondataforordningen, artikel 6(1), punkt b og c).
Hvis du betaler en faktura med et betalingskort, bliver dine kontakt- og betalingsoplysninger behandlet af betalingsportalen Stripe til brug for gennemførelse af betalingen. Stripe må ikke bruge de personoplysninger, der indsamles på vores vegne, til deres egne formål. De handler kun ifølge vores instrukser.
Vi bruger forskellige systemer til at udføre forskningsopgaven. Det er ikke muligt at give en komplet liste, men vi bruger ofte online indekseringer af kilder på fx Ancestry.com, FamilySearch.org, MyHeritage.com og ddd.dda.dk. Oplysningerne, der indtastes i søgemaskinerne, er navn og persondata som angivet i din bestilling eller i øvrigt relevante for dit projekt. Desuden bruger vi forskellige administrative systemer, f.eks. Microsoft Office, Airtable, bogføringssystemet Visma Dinero, samt forskellige Google services.
Vi videregiver ikke dine personoplysningerne til andre uden dit udtrykkelige samtykke, medmindre loven foreskriver at vi skal gøre det.
Hvis dit forskningsprojekt involverer behandling af personoplysninger om andre nulevende personer end dig, kan vi være lovmæssigt forpligtede til at informere dem om databehandlingen. Hvis det bliver aktuelt, vil du blive informeret om det, samt om eventuel yderligere behandling af dine personoplysninger i relation dertil.
Oplysningerne kan blive behandlet uden for EU.
Personoplysninger, der behandles i forbindelse med køb af forskningsydelser, gemmes i fem år efter udløbet af regnskabsåret, hvori dit seneste projekt blev afsluttet. Derefter slettes oplysningerne om dig.
Besøgende der abonnerer på vores nyhedsbrev
Lene Kottal Professional Genealogy og Mailchimp er fælles databehandler for de personoplysninger, der indsamles, når du abonnerer på vores nyhedsbrev.
Mailchimp behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med vores instrukser. Mailchimp må ikke bruge de personoplysninger, de indsamler for os, til deres egne formål.
Når du abonnerer på vores nyhedsbrev, indsamler vi følgende personoplysninger:
- Kontaktoplysninger: Navn og e-mailadresse, som du oplyser ved tilmeldingen.
- Din IP-adresse på det tidspunkt, hvor du tilmelder dig. Din IP-adresse kan bruges til at afsløre din lokalitet på tidspunktet for tilmeldingen. Disse oplysninger indsamles automatisk af Mailchimp.
- Din interaktion med nyhedsbrevet, f.eks. om og hvornår du åbner det, og hvilke links du klikker på i nyhedsbrevet. Disse oplysninger indsamles automatisk af Mailchimp.
Vores formål med databehandlingen, når du abonnerer på vores nyhedsbrev, er følgende:
- At sende nyhedsbrevene til dig via e-mail.
- At vurdere populariteten af de emner, vi skriver om i hvert nyhedsbrev.
Vi bruger ikke oplysningen om din lokalitet, da det ikke er relevant for vores formål med nyhedsbrevet.
Lovgrundlaget for databehandlingen er, at du har givet samtykke til databehandlingen med de angivne formål (Persondataforordningen, artikel 6(1), punkt a).
Vi videregiver ikke dine personoplysningerne til andre uden dit udtrykkelige samtykke, medmindre loven foreskriver at vi skal gøre det.
Oplysningerne kan blive behandlet uden for EU.
Vi behandler dine personoplysninger, indtil du afmelder dig nyhedsbrevet eller tilbagekalder dit samtykke. Desuden vil dine personoplysninger blive slettet, hvis tekniske årsager gør at du ikke kan modtage e-mailen, f.eks. hvis din e-mailkonto bliver lukket.
Når du besvarer et spørgeskema fra os
Lene Kottal Professional Genealogy og Google er fælles databehandler for de personoplysninger, der indsamles, når du besvarer et spørgeskema fra os.
Google behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med vores instrukser. Google må ikke bruge de personoplysninger, de indsamler for os, til deres egne formål.
Når du besvarer et spørgeskema fra os, indsamler vi følgende personoplysninger:
- Kontaktoplysninger: E-mailadresse.
- Demografiske oplysninger, f.eks. din alder, bopælskommune og boligtype.
- Øvrige oplysninger, f.eks. din stilling, dine hobbyer og medlemskaber af foreninger (kun fra den ikke-følsomme kategori).
Alle oplysningerne gives af dig, og vi spørger ikke om nogen følsomme personoplysninger.
Vi videregiver ikke dine personoplysningerne til andre uden dit udtrykkelige samtykke, medmindre loven foreskriver at vi skal gøre det.
Oplysningerne kan blive behandlet uden for EU.
Vi indsamler kun din e-mailadresse for at minimere risikoen for at samme person indsender flere besvarelser til samme undersøgelse. Formålet er at sikre et mere pålideligt resultat. Vi kontakter dig ikke, fordi du udfylder undersøgelsen, men til oplysning for dig modtager du automatisk en kopi af de oplysninger, som du sender til os.
Lovgrundlaget for databehandlingen er vores legitime interesse i databehandlingen med de angivne formål (Persondataforordningen, artikel 6(1), punkt f).
Vi begrænser databehandlingen så meget som muligt. Inden for en uge efter undersøgelsen er slut, eksporterer vi de indsamlede data fra Google Analyse til Microsoft Excel og erstatter alle e-mailadresser med et unikt nummer i tilfældig rækkefølge. Derefter, sletter vi de indsamlede oplysninger fra Google Analyse. Derved er oplysningerne fuldstændigt og uigenkaldeligt anonymiserede. Hvis undersøgelsen besvares i forbindelse med en konkurrence, kan vi fortsætte behandlingen af din e-mailadresse separat fra din øvrige besvarelse; se sektionen Når du deltager i en konkurrence udbudt af os.
Når oplysningerne fra undersøgelsen er anonymiserede – inden for en uge efter undersøgelsen slutter – ophører behandlingen af personoplysninger.
Formålet med vores undersøgelser er profilering, hvilket vil sige, at vi forsøger at definere vores målgruppe på grundlag af de indsamlede oplysninger. Profileringen udføres kun på de anonymiserede oplysninger, så der benyttes ikke personoplysninger til profileringen, idet den enkelte respondent ikke længere kan identificeres ud fra oplysningerne. Resultatet af profileringen kan benyttes til forskellige formål, f.eks. forbedring af vores ydelser, blog, markedsføring mm.
Når du deltager i en konkurrence udbudt af os
Lene Kottal Professional Genealogy er databehandler for de personoplysninger, der indsamles, når du besvarer et spørgeskema fra os.
Når du deltager i en konkurrence, indsamler vi almindelige kontaktoplysninger, såsom dit navn, din bopælsadresse og din e-mailadresse. Afhængigt af betingelserne for konkurrencen, kan vi anmode om dokumentation for din alder. Alle oplysningerne gives af dig.
Formålene med databehandlingen, når du deltager i en konkurrence, er følgende:
- At trække vinderen og kontakte vinderen om præmien.
- At markedsføre vores produkter og ydelser.
Lovgrundlaget for databehandlingen er, at du har givet samtykke til databehandlingen med de angivne formål (Persondataforordningen, artikel 6(1), punkt a).
Når der er opnået kontakt med de antal vindere, der skal findes, slettes listen med e-mailadresser over konkurrencen deltagere. Vi offentliggør vindernes navn og bopælskommune på vores hjemmeside og vores Facebook-side. Hvis præmien er slægtsforskningsydelser, fortsætter vi behandlingen af vindernes personoplysninger; se sektionen Købere af vores slægtsforskningsydelser.
Når du besøger vores Facebook-side
Lene Kottal Professional Genealogy og Facebook er fælles databehandler for de personoplysninger, der indsamles, når du besøger vores Facebook-side.
Facebook behandler dine personoplysninger i overensstemmelse med vores instrukser. Facebook må ikke bruge de personoplysninger, de indsamler for os, til deres egne formål, men til sine egne formål indsamler Facebook statistiske oplysninger om besøgende på Facebook-siden, f.eks. din alder, dit køn, dine interesser og din lokation. Facebook indsamler oplysningerne via brug af cookies og via information på din Facebook-profil, hvis du har en profil og er logget ind.
Afhængigt af din aktivitet på vores Facebook-side, indsamler vi følgende personoplysninger:
- At du har besøgt vores Facebook-side.
- Hvis liker og eventuelt også følger Facebook-siden
- Hvis du kommenterer eller reagerer på opslag på vores Facebook-side.
- Oplysninger fra Facebook's cookies.
Vores formål med databehandlingen, når du besøger vores Facebook-side, er følgende:
- At svare på forespørgsler fra dig på vores Facebook-side.
- At vurdere populariteten af de emner, vi skriver om i opslagene på vores Facebook-side.
Lovgrundlaget for databehandlingen er vores legitime interesse i databehandlingen med de angivne formål (Persondataforordningen, artikel 6(1), punkt f).
Vi videregiver ikke dine personoplysningerne til andre uden dit udtrykkelige samtykke, medmindre loven foreskriver at vi skal gøre det.
Oplysningerne kan blive behandlet uden for EU.
Vi forbeholder os ret til at slette kommentarer til opslag på vores Facebook-side, hvis kommentarerne er stødende eller ulovlige, hvis de indeholder markedsføring af andre virksomheders produkter eller ydelser, samt hvis de er skadelige for vores forretning, f.eks. hvis der udbydes gratis ydelser til vores besøgende. Personoplysninger, der indsamles via cookies, slettes efter to år. Øvrige oplysninger slettes ikke, medmindre du anmoder om det.
Dine rettigheder
Ifølge persondataloven har du forskellige rettigheder i forbindelse med vores behandling af dine personoplysninger:
- Ret til indsigt: Du har ret til at få indsigt i de personlysninger vi behandler om dig.
- Ret til berigtigelse: Du har ret til at forkerte personoplysninger om dig rettet.
- Ret til sletning: Du har i nogle tilfælde ret til få slettet dine personoplysninger. Vi kan være forpligtet til at beholde nogle oplysninger, fx skal oplysninger til bogføringen opbevares i fem år efter udløbet af regnskabsåret.
- Ret til begrænsning af databehandlingen: Du kan i nogle tilfælde kræve at behandlingen af dine personoplysninger begrænses.
- Ret til indsigelse: Du har ret til at gøre indsigelse mod databehandling, der ellers er lovlig.
- Ret til dataportabilitet: Du har i nogle tilfælde ret til at få dine personoplysninger udleveret i et maskinlæsbart format, så de kan overføres til en anden dataansvarlig.
Spørgsmål og indvendinger
Ønsker du at klage over vores databehandling eller gøre brug af en af dine rettigheder, skal du først rette henvendelse til os via ovenstående kontaktoplysninger. Hvis du ikke er enig i vores afgørelse, kan du klage til Datatilsynet.
Hvis du har spørgsmål til vores privatlivspolitik, er du velkommen til at kontakte os via ovenstående kontaktoplysninger.
Ændringer
Vi kan til enhver tid ændre denne politik ved at lægge en opdateret version på vores hjemmeside.
Denne version af privatlivspolitikken er gyldig fra og med 6. januar 2023.